Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir, die fairfinance GmbH (nachfolgend wir oder uns), wie wir Personendaten im Rahmen unserer Treuhand- und Finanzberatungsdienstleistungen, unserer Website, unserer Kommunikation und unserer Social-Media-Präsenzen beschaffen und bearbeiten.

Sie gilt für alle Personen, deren Daten wir bearbeiten, insbesondere für Kundinnen und Kunden, Interessentinnen und Interessenten, Ansprechpersonen von Geschäftskunden und Geschäftspartnern, Teilnehmende an Workshops und Veranstaltungen, Besucherinnen und Besucher unserer Website sowie für Personen, deren Daten wir im Rahmen eines Mandats erhalten, etwa Familienangehörige unserer Kundinnen und Kunden oder Mitarbeitende unserer Geschäftskunden.

Wenn Sie uns Personendaten Dritter übermitteln, stellen Sie bitte sicher, dass Sie dazu berechtigt sind und die betroffenen Personen über die Bekanntgabe an uns informiert sind. Sie können sie dazu auf diese Datenschutzerklärung hinweisen.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz («DSG»). Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union («DSGVO») anwendbar ist, berücksichtigen wir auch deren Anforderungen.

2. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist, soweit nicht anders angegeben (siehe Ziff. 7 und 10):

fairfinance GmbH

Therwilerstrasse 22

4054 Basel

Schweiz

E-Mail: info@fairfinance-bs.ch

Telefon: 061 551 01 13

Für datenschutzrechtliche Anliegen erreichen Sie uns am einfachsten per E-Mail an info@fairfinance-bs.ch oder per Post an die obige Adresse.

3. Bearbeitete Personendaten und deren Herkunft

Welche Daten wir bearbeiten, hängt von der jeweiligen Beziehung und vom Mandat ab. Insbesondere bearbeiten wir:

Stamm- und Kontaktdaten, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Zivilstand, Beruf und Arbeitgeber;
Vertrags- und Mandatsdaten, z. B. Auftragsumfang, Vollmachten, Honorare und Abrechnungen;
Finanz-, Steuer- und Vorsorgedaten von Privatkundinnen und -kunden, z. B. Einkommen, Budget, Vermögen, Schulden, Bankverbindungen, Anlagen, Liegenschaften und Hypotheken, Steuerunterlagen, Versicherungspolicen, AHV-, Pensionskassen- und Säule-3a-Daten sowie Pensionierungsszenarien;
Buchhaltungs-, Personal- und Lohndaten von Geschäftskunden, z. B. Buchungsbelege und Rechnungen (mit Angaben zu deren Kundschaft und Lieferanten) sowie Angaben zu deren Mitarbeitenden wie Lohn, Beschäftigung, Bankverbindung, AHV-Nummer, Sozialversicherungen, Quellensteuer, Familienangaben, Zulagen und Absenzen;
Daten weiterer Personen, z. B. von Ehe- oder Lebenspartnern, Kindern, Begünstigten oder Erben, soweit dies für Steuer-, Vorsorge- oder Nachlassfragen erforderlich ist;
Kommunikationsdaten, z. B. Inhalte von E-Mails und Nachrichten sowie Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer von Anrufen;
Technische Daten bei der Nutzung unserer Website und Social-Media-Präsenzen, z. B. IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zugriffszeiten und aufgerufene Seiten.

Wir erhalten Personendaten in erster Linie von den betroffenen Personen selbst oder von unseren Kundinnen und Kunden, die uns Unterlagen übergeben, bei Geschäftskunden z. B. Personal- und Lohnunterlagen ihrer Mitarbeitenden. Soweit es für ein Mandat erforderlich ist und Sie uns dazu beauftragt oder bevollmächtigt haben, holen wir Angaben auch bei Banken, Versicherungen, Vorsorgeeinrichtungen, Steuer- und Sozialversicherungsbehörden oder anderen Fachpersonen ein. Zudem verwenden wir öffentlich zugängliche Quellen wie das Handelsregister oder Unternehmenswebsites.

Für die Akquise von Geschäftskunden bearbeiten wir öffentlich zugängliche berufliche Kontakt- und Unternehmensdaten, z. B. aus dem Handelsregister oder von Unternehmenswebsites. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen (Ziff. 15).

4. Besonders schützenswerte Personendaten

Finanzielle Angaben gelten nach dem DSG nicht als besonders schützenswerte Personendaten; wir behandeln sie dennoch streng vertraulich. Im Rahmen eines Mandats können wir jedoch auch besonders schützenswerte Personendaten bearbeiten, insbesondere:

Gesundheitsdaten, z. B. Angaben zu Invalidität, Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit in Versicherungs-, Vorsorge- oder Lohnunterlagen;
Angaben zur Religionszugehörigkeit (Konfession), soweit sie für die Steuererklärung oder die Quellensteuer erforderlich sind;
Angaben zu Massnahmen der sozialen Hilfe, soweit sie in Steuer- oder Budgetunterlagen enthalten sind.

Wir bearbeiten solche Daten nur, soweit dies für das jeweilige Mandat erforderlich ist, und geben sie nur weiter, wenn dies für das Mandat notwendig ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Mandaten, insbesondere Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Personaladministration, Steuererklärungen und Steuerberatung sowie Finanz-, Vorsorge-, Hypothekar- und Pensionierungsberatung;
Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, Interessentinnen und Interessenten, Geschäftspartnern und Behörden;
Organisation und Durchführung von Workshops und Informationsveranstaltungen;
Abrechnung, Dokumentation und Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. Aufbewahrungspflichten;
Akquise von Geschäftskunden und Pflege von Kundenbeziehungen;
Betrieb und Sicherheit unserer IT-Systeme, unserer Website und unserer Social-Media-Präsenzen;
Wahrung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.

Soweit wir Personendaten für Marketingzwecke verwenden, können Sie dem jederzeit widersprechen.

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit den Bearbeitungsgrundsätzen des DSG. Soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, stützen wir uns insbesondere auf die Durchführung eines Vertrags, gesetzliche Pflichten, unser überwiegendes Interesse an den genannten Zwecken oder Ihre Einwilligung.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Massnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung), lit. f (berechtigte Interessen, insbesondere Kommunikation, Akquise von Geschäftskunden und sicherer Geschäftsbetrieb) oder lit. a (Einwilligung). Für besondere Kategorien personenbezogener Daten beachten wir zusätzlich Art. 9 DSGVO.

Die Bereitstellung von Personendaten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die für ein Mandat erforderlichen Angaben können wir unsere Dienstleistungen jedoch unter Umständen nicht erbringen.

6. Empfänger von Personendaten

Wir geben Personendaten nur bekannt, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein:

Banken, Versicherungen, Vorsorgeeinrichtungen und Hypothekargeber, soweit Sie uns damit beauftragen oder dazu bevollmächtigen;
Steuerbehörden, AHV-Ausgleichskassen, Familienausgleichskassen und weitere Sozialversicherungen, z. B. bei Steuererklärungen, Lohndeklarationen oder Quellensteuerabrechnungen;
von uns oder von Ihnen beigezogene Fachpersonen wie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Notariate oder Steuerexpertinnen und Steuerexperten;
unsere IT- und Kommunikationsdienstleister, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten (Ziff. 8 und 9);
Behörden und Gerichte, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist.

Beraten wir Mitarbeitende eines Unternehmens, das uns dafür beauftragt hat, geben wir den Inhalt der persönlichen Beratung nicht an das Unternehmen weiter, es sei denn, die betroffene Person hat eingewilligt.

7. Bearbeitung im Auftrag unserer Geschäftskunden

Bei der Lohnbuchhaltung, der Personaladministration und der Buchhaltung bearbeiten wir Personendaten in der Regel im Auftrag unserer Geschäftskunden. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Geschäftskunde; er informiert seine Mitarbeitenden über die Datenbearbeitung. Wir bearbeiten diese Daten nur gemäss seinen Weisungen und den mit ihm getroffenen Vereinbarungen und ziehen weitere Auftragsbearbeiter nur mit seiner Zustimmung bei. Anfragen betroffener Personen leiten wir an den Geschäftskunden weiter oder unterstützen ihn bei deren Beantwortung.

Für unsere eigene Kundenverwaltung, Abrechnung und Kommunikation sowie für die Beratung von Privatkundinnen und -kunden sind wir selbst verantwortlich.

8. Eingesetzte Dienstleister und Software

Für unsere Dienstleistungen setzen wir verschiedene Softwarelösungen und externe Dienstleister ein. Diese bearbeiten Personendaten je nach Dienstleistung in unserem Auftrag oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Soweit eine Auftragsbearbeitung vorliegt, stellen wir die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzanforderungen durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher.

Microsoft 365

Für E-Mail, Kalender, Kontakte, Dokumentenerstellung und IT-Sicherheit nutzen wir Microsoft 365. Die Inhalte unserer E-Mail-Postfächer (E-Mails, Anhänge, Kalendereinträge) werden in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert. Für Support, Wartung, Sicherheit und den Betrieb einzelner Funktionen kann Microsoft Daten auch in anderen Staaten bearbeiten, insbesondere in der EU bzw. im EWR und in den USA (Ziff. 11).

Infomaniak kDrive

Für die Ablage und den Austausch von Dokumenten nutzen wir kDrive der Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genf). Nach Angaben von Infomaniak werden die Daten ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert und dort verschlüsselt abgelegt. Durch die Synchronisation befinden sich Kopien der Dokumente zudem auf unseren Arbeitsgeräten.

peoplefone

Für unsere Telefonie nutzen wir Dienste der peoplefone AG, Albisstrasse 107, 8038 Zürich. Dabei werden insbesondere Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer von Anrufen sowie technische Verbindungsdaten bearbeitet. An Verbindungen in andere Netze sind weitere Telekommunikationsanbieter beteiligt, die die Verbindungsdaten in eigener Verantwortung bearbeiten.

Infoniqa ONE Start

Für die Finanzbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung nutzen wir Infoniqa ONE Start der Infoniqa Schweiz AG. Die dabei bearbeiteten Buchhaltungs-, Finanz- und Lohndaten werden in einer Cloud-Umgebung gespeichert. Im Rahmen des technischen Betriebs, der Datensicherung, der Wartung und des Supports können Personendaten durch den Anbieter und gegebenenfalls durch von ihm beauftragte Dienstleister bearbeitet werden.

9. Website, Kontaktformular und Cookies

Unsere Website betreiben wir mit dem Website-Baukasten der Wix.com Ltd., 5 Yunitsman St., Tel Aviv, Israel. Wix bearbeitet die Daten der Websitebesucherinnen und -besucher als unser Auftragsbearbeiter. Beim Aufruf der Website werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten sowie Browser- und Geräteinformationen bearbeitet, um die Website bereitzustellen und ihre Sicherheit zu gewährleisten. Nach Angaben von Wix können diese Daten in Rechenzentren in den USA, in Irland, Israel, Südkorea und Taiwan gespeichert werden (Ziff. 11).

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder auf anderem Weg kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt Ihrer Anfrage, um diese zu beantworten und gegebenenfalls ein Mandat vorzubereiten. Angaben aus dem Kontaktformular werden bei Wix gespeichert und uns per E-Mail weitergeleitet. Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular, per E-Mail oder über Social Media keine vertraulichen Finanz- oder Gesundheitsunterlagen; wir vereinbaren dafür gerne einen geeigneten Weg.

Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies. Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich. Zudem werten wir mit den Statistikfunktionen von Wix Seitenaufrufe, Besuchsdauer und die Herkunft der Besucherinnen und Besucher aus; wir erhalten dabei zusammengefasste Auswertungen.

10. Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten Unternehmensprofile auf Facebook und Instagram (Anbieterin für Nutzende in Europa: Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland) sowie auf LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland), um über unser Unternehmen, unsere Dienstleistungen und Finanzthemen zu informieren.

Wenn Sie unsere Profile besuchen oder mit unseren Inhalten interagieren, bearbeiten die Plattformen Ihre Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen, auch in den USA. Wir sehen die Angaben, die Sie auf der Plattform mit uns teilen, z. B. Profilnamen, Kommentare, «Gefällt mir»-Angaben und Nachrichten an uns, und nutzen sie, um mit Ihnen zu kommunizieren.

Zudem nutzen wir die Statistikfunktionen der Plattformen (Insights), um Reichweite und Interaktionen auszuwerten. Wir erhalten dabei nur zusammengefasste Statistiken. Für diese Statistiken sind wir mit Meta bzw. LinkedIn gemeinsam verantwortlich; die Plattformen haben dazu Vereinbarungen bereitgestellt, in denen sie die Hauptverantwortung, insbesondere für die Erfüllung Ihrer Rechte, übernehmen. Wir laden keine Kundenlisten oder Mandatsdaten auf die Plattformen hoch.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen und Vereinbarungen der Plattformen:

Google-Unternehmensprofil

Wir betreiben ein Unternehmensprofil auf Google Search und Google Maps. Dabei können Personendaten wie Profilnamen, öffentliche Bewertungen, Kommentare und Informationen aus Interaktionen mit unserem Unternehmensprofil bearbeitet werden. Wir nutzen diese Informationen zur Darstellung unseres Unternehmens, zur Kommunikation mit Interessierten und zur Auswertung der Reichweite unseres Profils.

Google bearbeitet Personendaten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen und kann diese auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten, insbesondere in den USA. Für bestimmte Bekanntgaben an Google LLC besteht eine Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

11. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Einzelne Dienstleister und Plattformen (Ziff. 8 bis 10) bearbeiten Personendaten auch im Ausland oder können aus dem Ausland darauf zugreifen. Dabei handelt es sich um folgende Staaten:

Staaten der EU und des EWR (insbesondere Irland) sowie Israel: Der Bundesrat hat für diese Staaten einen angemessenen Datenschutz festgestellt.
USA: Bekanntgaben an Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, gelten als angemessen geschützt; dies betrifft insbesondere Microsoft sowie die US-Gesellschaften von Meta und LinkedIn. Bei nicht zertifizierten Empfängern stützen wir uns auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Südkorea und Taiwan (Rechenzentren von Wix): Diese Staaten verfügen nicht über einen vom Bundesrat anerkannten angemessenen Datenschutz. Wix hat sich in seiner Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung zur Einhaltung der Standardvertragsklauseln verpflichtet.
Weitere Staaten (Microsoft 365): Für Support, Wartung und IT-Sicherheit können Personendaten auch aus weiteren Staaten bearbeitet werden, insbesondere aus dem Vereinigten Königreich, Indien, Kanada, Australien und Singapur. Weitere mögliche Zugriffsstandorte veröffentlicht Microsoft in seiner Standortliste. (https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/personnel-loc/m365-personnel-location). Bei Bekanntgaben in Staaten ohne angemessenen Datenschutz kommen die anwendbaren vertraglichen Schutzgarantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, zur Anwendung.

Im Einzelfall geben wir im Rahmen eines Mandats Personendaten an Empfänger im Ausland bekannt, z. B. an eine ausländische Bank, Versicherung oder Behörde. Besteht im betreffenden Staat kein angemessener Datenschutz, erfolgt dies gestützt auf die Ausnahme für Bekanntgaben, die unmittelbar mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags zusammenhängen (Art. 17 Abs. 1 lit. b DSG), oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

12. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für die Zwecke, für die wir sie beschafft haben, erforderlich ist, oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten und unsere berechtigten Interessen (z. B. Beweiszwecke während laufender Verjährungsfristen) es erfordern. Insbesondere gilt:

Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte bewahren wir gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren ab Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres auf. Weitere Geschäftsunterlagen und Korrespondenz bewahren wir auf, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Mandatsakten bewahren wir in der Regel bis 10 Jahre nach Abschluss des Mandats auf.
Anfragen, aus denen kein Mandat entsteht, löschen wir 12 Monate nach der letzten Kommunikation.
Daten, die wir im Auftrag von Geschäftskunden bearbeiten (Ziff. 7), geben wir nach Mandatsende zurück oder löschen sie gemäss den Vereinbarungen mit dem Kunden.

Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten. In Datensicherungen können Daten bis zum Ablauf des Sicherungszyklus erhalten bleiben.

13. Datensicherheit und Vertraulichkeit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen, insbesondere Zwei-Faktor-Authentifizierung für Microsoft 365 und kDrive, verschlüsselte Arbeitsgeräte, beschränkte Zugriffsrechte, regelmässige Datensicherungen. Mandatsdaten behandeln wir vertraulich.

E-Mails können auf dem Übertragungsweg nicht in jedem Fall vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Für den Austausch umfangreicher oder besonders vertraulicher Unterlagen stellen wir Ihnen auf Wunsch einen geschützten Freigabelink zur Verfügung.

14. Automatisierte Einzelentscheidungen

Wir treffen keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen, die für betroffene Personen mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder sie erheblich beeinträchtigen, und führen kein Profiling mit hohem Risiko durch.

15. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie insbesondere folgende Rechte:

Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
Berichtigung unrichtiger Personendaten;
Löschung oder Vernichtung von Personendaten sowie, soweit die DSGVO anwendbar ist, Einschränkung der Bearbeitung;
Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen, insbesondere gegen die Verwendung für Direktwerbung;
Herausgabe der Personendaten, die Sie uns bekanntgegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft; die bis dahin erfolgte Bearbeitung bleibt rechtmässig.

Diese Rechte gelten nicht uneingeschränkt. Sie können insbesondere durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Geheimhaltungspflichten oder überwiegende Interessen Dritter eingeschränkt sein. Bearbeiten wir Ihre Daten im Auftrag eines Geschäftskunden (Ziff. 7), wenden Sie sich bitte an diesen; wir leiten Anfragen gegebenenfalls weiter.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an die Kontaktangaben in Ziff. 2. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen, soweit dies nötig ist, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Auskunftsbegehren beantworten wir in der Regel innert 30 Tagen und grundsätzlich kostenlos.

Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) wenden. Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU bzw. im EWR einreichen.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.